| SCAV 2.5: oficina sin papel
El manejo y control de documentos puede convertirse en una de las tareas más engorrosas dentro de una empresa. En un entorno plagado de estructuras y flujos de comunicaciones, obtener información no es un proceso fácil e inmediato. Por lo general, requiere que los usuarios se desplacen físicamente a los archivos de las organizaciones para encontrar lo que buscan.
Sin embargo, ese proceso puede quedar atrás. Archicentro, empresa venezolana que comenzó hace 15 años en el negocio del manejo y control de documentos, lanzó al mercado la nueva versión del Sistema Computarizado de Archivo Vigente: SCAV 2.5. Bajo la filosofía de contar con una oficina sin papel, y lograr que los usuarios tengan a su disposición todo tipo de información sin tener que desplazarse físicamente, esta nueva herramienta facilita los procesos de sistematización, automatización y permite un control y manejo de los procesos de información dentro de una empresa.
No es secreto que el mercado de automatización de documentos es liderado por los grandes de la tecnología. Microsoft, Novell y Lotus ocupan los primeros lugares. Sin embargo, Archicentro mantiene una participación activa en esta área desde hace 3 años. SCAV ha logrado posicionarse entre los gigantes de la informática por ser un producto asequible.
SCAV normaliza los procesos típicos de archivo al manejar y controlar cualquier tipo de documento: texto, archivos electrónicos, imágenes digitalizadas, voz, video, flujos de trabajo, páginas web, correo electrónico y acceso a internet. El usuario entra a una base de datos previamente configurada según las necesidades de la empresa, y a través de una barra de herramientas realiza la búsqueda de la información.
La facilidad de envío de correo electrónico es compatible con programas como el Exchange de Microsoft, Notes Mail y CC Mail de Lotus y Groupware de Novell. El envío de mensajes se realiza igual al del correo interno o cuando se enruta un documento. Adicionalmente, permite la integración con la Web.
Esta herramienta incluye un diccionario interno (Tesauro) para la validación de datos, y evitar información errónea en el sistema. Asimismo, permite el manejo de diferentes bases de datos como Oracle, Informix, SQLServer y Access, cuando no se requieren grandes bases de datos.
En el manejo de imágenes, los usuarios tienen acceso a sellos, logos, firmas, visualización de documentos y trabajar con detalles de los planos. La seguridad es una de las prioridades de esta herramienta. A través de una clave secreta, cada usuario entra al sistema y tiene acceso a su buzón de correo.
Por último, se implementaron módulos para el desarrollo de flujos de trabajo donde los usuarios manejan y administran los flujos de manera rápida y sencilla.
Hasta la fecha, Archicentro cuenta con 14 asociados en Venezuela distribuidos en las ciudades más importantes del país, y una cartera de clientes que incluye a Banesco, Bayer, Ministerio de Relaciones Exteriores, Hidrocapital y al Grupo Editorial Producto, entre otros.
En cuanto a precios, SCAV viene en un combo de aplicaciones que incluye el Windows NT Server 4.0 y el SQL Server 6.5. Este paquete no supera 6 millones de bolívares.
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