Bases de Datos
Simplifique la incorporación de datos con los campos de búsqueda
Usted está entrando información de un empleado en una base de datos, por orden de nombre de la persona, apellido y nombre del departamento. Entonces llega al campo de identificación del empleado. Aquí tiene que parar, encontrar la tabla donde se guarda el número, escribirlo y entonces verificarlo dos veces para asegurarse de que es el correcto.
Hay una manera mejor: cree un campo de búsqueda para hacer que el propio Access encuentre el número.
La base de datos mostrada aquí, Expenses, que viene con Access, es un buen ejemplo de un campo de búsqueda. Si usted abre la tabla Expense Reports y mueve el cursor al campo EmployeeID, verá una flecha desplegable en el lado derecho. Pulse sobre la flecha, y verá una lista de los empleados cuyos números de identificación son entradas válidas para el campo . Cuando usted escoge un nombre de la lista, Access almacena automáticamente el número de identificación del empleado en el campo EmployeeID, pero le muestra a usted el nombre y no un número misterioso.
Para ver lo que hay detrás del campo de búsqueda EmployeeID en la tabla de reportes Expenses, vaya a la vista Design, ponga su cursor en la fila EmployeeID, y pulse sobre el marcador Lookup en el panel de Field Properties . Los controles en el marcador Lookup determinan, entre otras cosas, si se muestra o no una lista desplegable, de dónde vienen los valores de la lista, cuántas columnas se muestran en la lista, su ancho y si los datos que usted entra en el campo deben ser un valor en la lista desplegable. Estos controles probablemente no tienen mucho sentido inmediato para usted. Por suerte, el "experto" Lookup Wizard le ayudará. El experto de Lookup le hará muchas preguntas sobre la lista que usted quiere usar para limitar los valores de un campo, y entonces entrará los valores en el marcador Lookup.
Para iniciar el experto de Lookup, abra la tabla con el campo al que quiere agregar una búsqueda. Cámbiese a la vista Design, entre un nombre de campo o seleccione uno que exista en la lista, y escoja el experto de Lookup de la lista de tipos de campo en la columna Data Types. He aquí cómo usar el experto para crear el campo de búsqueda EmployeeID.
1. El experto de Lookup le preguntará cómo quiere que la lista de búsqueda obtenga sus valores: de un campo en otra lista o búsqueda, o de una lista de valores que usted le suministra. Nosotros queremos que la lista del campo de EmployeeID tome sus valores de la lista Employees, así que deje marcada la primera opción y pulse sobre Next.
2. Escoja la lista Employees y pulse sobre Next.
3. El experto le preguntará por los campos que usted quiere que aparezcan en la lista desplegable. Escoja los campos FirstName y LastName, y pulse sobre Next.
4. Cambie el tamaño de las columnas arrastrando sus bordes derechos, y si lo desea, quite la marca de la columna Hide key. Cuando usted quita la marca de esta opción, el campo de clave, el número EmployeeID de la lista Employees, aparecerá en la lista desplegable.
5. Entre una etiqueta para su columna Lookup y pulse Finish.
Guarde su lista y cambie de la vista Design a la de base de datos Datasheet para probar la nueva lista desplegable. Aunque tanto el nombre como el apellido aparecen la lista, note que solamente el nombre aparece en el campo. Eso lo arreglaremos en un momento. Ahora regrese a la vista Design y busque el tabulador Lookup para el campo que acabamos de crear con el experto. Note que el control de Row Source contiene la expresión "SELECT DISTINCTROW [Employees]. [EmployeeID], [Employees]. [FirstName], [Employees]. [LastName] FROM [Employees] '. Esta cadena le dice a Access que muestre dos columnas en la lista, una para el campo FirstName y otra para LastName. Compare esto con el control Row Source, que dice "Select [EmployeeID], [LastName] &" , "& [FirstName] From [Employees] ORDER BY [LastName] &", "& [FirstName]; '. Esta instrucción produce una lista desplegable con una columna de valores, como: "Davolio, Nancy'. Para obtener el mismo efecto, simplemente edite la expresión generada por el experto de Lookup. Tendrá que incrementar el ancho de la columna para el campo EmployeeID.
Observe que cuando crea un modelo con un campo de búsqueda, la flecha no aparece automáticamente. Tendrá que conectar una Combo Box al campo. Primero, abra su modelo en la vista Design y asegúrese de que el botón de Control Wizard en la Toolbox está apretado (oscuro). Entonces pulse sobre la herramienta Combo Box en Toolbox, pulse sobre el nombre del campo de búsqueda, y arrastre el ratón para crear la caja de combinación en el modelo e iniciar al experto Combo Box Wizard . |