Si necesita una plantilla para el membrete de la compañía, para facturar, u otros documentos con mucho formato que usted crea regularmente, puede modificar las plantillas incorporadas en su procesador de palabras favorito. O pueden empezar de cero y crear sus propias plantillas personalizadas. Es sencillo. He aquí cómo crear plantillas en los programas de procesamiento de palabras más comunes. (Vea Paso a Paso para una ilustración de los pasos para Word). Una vez que haya completado estos pasos, podrá acceder a estas plantillas con el comando FileoNew en su programa:

Word 6.0 y posterior: Si ya tiene un documento formateado que puede usar como un modelo para su plantilla, ábralo, entonces borre todo el texto que no sea común a todos los documentos que usan la plantilla. Retenga todas las demás partes del documento, incluyendo los elementos gráficos. Salte al paso 6.

1. Para crear una plantilla desde cero, seleccione FileoNew y escoja el icono de Blank Document o la hoja de estilo Normal (versión 6.0) en la caja de diálogo New, entonces pulse OK. Seleccione FileoPage Setup para fijar los márgenes y otras opciones de paginación básicas.

2. Escriba y dé formato a cualquier texto que será parte de todos los documentos creados con esta plantilla.

3. Inserte y dé formato a cualquier imagen gráfica necesaria en todos los documentos creados con esta plantilla, conjuntamente con bordes, líneas, tablas vacías, y los otros elementos gráficos, usando las herramientas normales de Word.

4. Si tiene estilos de texto especiales que quiera usar en la plantilla, seleccione FormatoStyle y modifique los estilos existentes o cree otros nuevos en la caja de diálogo de Style.

5. Si quiere agregar características de automatización, tales como fechas automáticas o avisos que pidan texto al usuario, ponga su cursor donde desee que vaya el aviso, entonces seleccione InsertoField. Para insertar la fecha actual en su documento, por ejemplo, seleccione Time and Date en la lista de Categories de la caja de diálogo de Field, y escoja Date en la lista de Field Names. Pulse Options para escoger un formato de fecha. Si quiere hacer que los usuarios entren texto, agregue un campo de relleno: seleccione (All) en la lista de Categories, entonces pulse Fill-in en la lista de Field Name. Vea la ayuda incorporada en Word para más información sobre cómo usar los campos para automatizar sus documentos.

6. Una vez que esté satisfecho, seleccione FileoSave As. En la caja de diálogo de Save As, escoja Document Template en la lista de Save as type. Escriba un nombre de archivo en el campo de File name. Pulse Save para guardar su plantilla. En Word 95 o 97, la nueva plantilla aparecerá bajo la lengüeta General en la caja de diálogo de New. Para guardarla bajo una lengüeta diferente, pulse doble el icono de carpeta apropiado antes de pulsar Save.

WordPerfect 6.0 y posterior: WordPerfect no le permite guardar un documento existente como una plantilla.

1. Seleccione FileoNew, entonces seleccione OptionsoCreate WP Template (versión 8) u OptionsoNew Template (versiones 6.x y 7) en la caja de diálogo de New. Escoja FileoPage Setup para fijar los márgenes y otras características de paginación en la versión 8, o use los comandos del menú Format en las versiones anteriores.

2. Escriba y dé formato a cualquier texto que será parte de todos los documentos creados con esta plantilla.

3. Inserte y dé formato a cualquier imagen gráfica necesaria en el documento, conjuntamente con bordes, líneas, tablas vacías, y otros elementos gráficos, usando las herramientas normales de WordPerfect.

4. Si tiene estilos de texto especiales que quiera usar en la plantilla, seleccione FormatoStyles y modifique los estilos existentes o cree otros nuevos en la caja de diálogo de Style List.

5. Si quiere crear avisos automatizados para ayudar a los usuarios a crear un documento, ponga el cursor donde quiera el aviso, pulse Build Prompts en la barra de plantilla. Siga las instrucciones en la caja de diálogo de Prompt Builder para agregar nuevos avisos, entonces seleccione un aviso y pulse Paste para insertarlo en el documento.

6. Una vez que esté satisfecho, seleccione FileoSave As. En la caja de diálogo de Save Template, escriba una descripción en el campo de Description, escriba un nombre de archivo sin la extensión en el campo de Template name, haga una selección apropiada del tipo de documento en la lista de Template group y pulse OK.

Word Pro 96 y 97: Si ya tiene un documento formateado que pueda usar como un modelo para su plantilla, ábralo, borre todo el texto que no sea común a todos los documentos que usan la plantilla. Retenga todas las otras partes del documento, incluyendo elementos gráficos. Salte al paso 6.

1. Para crear una plantilla desde cero, seleccione FileoNew Document, entonces escoja Create a Plain Document. Pulse derecho en cualquier lugar del documento y seleccione Page Properties del menú desplegable. Ponga márgenes y otras opciones de página en la InfoBox.

2. Escriba y dé formato a cualquier texto que será parte de todos los documentos creados con esta plantilla.

3. Inserte y dé formato a cualquier imagen gráfica necesaria en el documento, conjuntamente con bordes, líneas, tablas vacías, y otros elementos gráficos, usando las herramientas normales de Word Pro.

4. Si tiene estilos de texto especiales que quiera usar en la plantilla, formatee el texto de la manera en que quiera que aparezca, entonces selecciónelo. Pulse derecho sobre el texto seleccionado, entonces escoja Text Properties en el menú desplegable. Pulse la lengüeta de Style en la InfoBox, escoja un estilo existente y seleccione Redefine Style, o pulse Create Style y rellene los campos de Style name y Description en la caja de diálogo de Create Style.

5. Si quiere avisar al usuario para que inserte texto u otros elementos en el documento, ponga el cursor donde desee que aparezca su aviso, entonces seleccione CreateoClick Here Block. En la caja de diálogo de Create Click Here Block, rellene los campos y pulse OK. Hay un botón de Help disponible para estas características de automatización en la caja de diálogo.

6. Una vez que esté satisfecho, seleccione FileoSave As. En la caja de diálogo de Save As, escoja Lotus Word Pro SmartMaster en la lista de Save as type.

En la estructura de directorio, regrese al directorio lotus\smasters\wordpro, escriba un nombre de archivo en el campo de File name. Pulse Save para guardar su plantilla. Nota: cuando usted seleccione FileoNew por primera vez después de crear su nueva plantilla, puede que tenga que seleccionar Browse for More Files para ubicar su nueva plantilla SmartMaster. Después que la haya usado una vez, aparecerá en la lista de SmartMasters usados recientemente.

CONSIGA INFORMACION DE FORMATO EN WORD RAPIDO

Usted puede conseguir información instantánea sobre el formato de cualquier texto o ilustración en un documento, pero pocos usuarios de Word conocen este pequeño truco. Presione <Shift>-<F1>, que convierte el puntero del ratón en un signo de interrogación con una flecha. Pulse sobre el texto en cuestión para ver una caja que muestra la información de formato (vea la Figura 1).

EXTRA: Después de presionar esta combinación de pulsos de tecla, pulse sobre cualquier comando, icono, barra de herramientas, u otra característica en la ventana de Word para ver una descripción de ese artículo. Presione <Esc> para volver a la operación normal.

Oprima <Esc> para volver el puntero del ratón a su función normal.

DESPIDIENDO AL ASISTENTE DE WORD 97

Microsoft cree que su característica animada de Office Assistant es una gran cosa. No todo el mundo está de acuerdo (vea la Figura 2). Usted se puede librar de ella completamente usando el programa de Setup para quitarla de su computadora, pero también perderá la práctica característica de ayuda. He aquí cómo conseguir que el molesto ayudante se quede en su cubículo hasta que usted lo llame. Esto también funciona en otras aplicaciones de Office.

1. Si el Assistant no está visible ya, muéstrelo pulsando el icono de Office Assistant o presionando <F1>.

2. Pulse derecho el propio Assistant, entonces seleccione Options del menú desplegable.

En la caja de diálogo de Office Assistant, pulse todas las opciones marcadas para limpiarlas, entonces pulse OK.