¿Es posible ordenar un rango de celdillas basado en el formato de la celdilla? En mi hoja de trabajo de Excel, tengo varias celdillas codificadas con un color de fondo en un rango. Quisiera ordenar el rango de acuerdo con estos colores de fondo, para que las celdillas del mismo color estén juntas.

No sé de ninguna hoja de cálculo que permita ordenar de acuerdo con el formato de la celdilla. Pero con la ayuda de una simple función personalizada de hoja de trabajo, puede hacerlo. Crear la función requiere insertar un módulo de Visual Basic en su libro de trabajo de Excel, y entonces usar esa función en las fórmulas de la hoja de trabajo.

He aquí lo que tiene que hacer (vea también la Figura 1):

1. En Excel 97, seleccione ToolsoMacrooVisual Basic Editor; entonces seleccione InsertoModule y entre el código de VBA mostrado abajo. (Si usa Excel 5 o Excel 95, seleccione InsertoMacrooModule).

Function CellFormat (cell)

Application.Volatile

CellFormat = cell.Interior.Color

End Function

Esta función devuelve el color de fondo de una celdilla. Seleccione FileoClose y Return to Microsoft Excel. En versiones anteriores, simplemente pulse la lengüeta para volver a su hoja de trabajo.

2. Luego, inserte una columna de fórmulas que contenga esta función. Por ejemplo, para crear el lado izquierdo de la Figura 1, entré la fórmula siguiente en la celdilla C2 y la copié al rango C3:C14:

=CellFormat(B2)

Las fórmulas en la columna C devuelven el color de cada celdilla en la columna B.

3. Finalmente, ordene sus datos por la columna que contiene las fórmulas de CellFormat. Para conseguir los resultados mostrados en la Figura 1, ponga su indicador de celdilla en cualquier lugar de la Columna C y pulse el botón de Sort Ascending en la barra de herramientas. Si usa la nueva característica de formato condicional de Excel 97, recuerde que la función siempre devolverá el color de fondo original de la celdilla ­independientemente del color mostrado.

Usted puede modificar la función CellFormat para devolver otro tipo de información de formato ­pero primero necesitará saber un poco sobre las propiedades de VBA. Por ejemplo, si quisiera ordenar el formato de negritas, cambie la segunda declaración en la función a:

CellFormat = cell.Font.Bold

Después de hacer este cambio, la función CellFormat devolverá Cierto o Falso.

1-2-3 97 tiene una peculiaridad extraña. Le permite crear un nombre de rango sin validez, pero usted no puede usar el nombre en sus fórmulas.

El problema ocurre con los nombres de rango que comienzan con un número (como 4thQ) o que se parecen a la dirección de una celdilla (como FY98).

Si lee la ayuda el línea cuidadosamente, descubrirá que estos nombres de rango no son válidos y deben evitarse. Aún así, 1-2-3 los acepta sin quejarse. Pero cuando usted trata de usar el nombre en una fórmula, 1-2-3 rechaza la fórmula o devuelve un resultado incorrecto. Conclusión. Si está teniendo problemas con un nombre de rango, asegúrese de que no sea un nombre sin validez.

Use el teclado para moverse por las cajas de diálogo Cuando se trabaja con una caja de diálogo, puede ser más eficiente mantener sus manos en el teclado que cambiar entre el teclado y el ratón. Presione <Tab> y <Shift>­<Tab> para moverse entre los controles, o presione <Alt> más la letra subrayada de un control específico para activarlo. También puede usar la barra de espacio para cambiar los botones de opción y las cajas de selección.

MAS SOBRE LA COMBINACION DE CELDILLAS EN EXCEL 97 El rango que va a ser combinado puede consistir en cualquier número de celdillas, pero cuando se usa la característica de Cell Merging, asegúrese de que todas las celdillas seleccionadas estén vacías, excepto la que está en la esquina superior izquierda del rango seleccionado. De otra manera, se perderá el contenido de la celdilla ­aunque primero recibirá una advertencia. La figura que aparece aquí muestra cómo las celdillas combinadas se pueden usar para crear una etiqueta vertical. En este caso, las celdillas en el rango B2:B15 se combinan en una sola celdilla. La etiqueta, que está en la celdilla B2, se muestra a través del rango entero de celdillas combinadas. También cambié la orientación del texto a 90 grados.