Digitalización de documentos

La digitalización de documentos es el proceso mediante el cual registros o documentos físicos son convertidos a formas digitales. Los beneficios de esta transformación van desde un tiempo mayor de sobrevivencia de los mismos hasta un acceso más rápido y eficiente.

Todo proceso de digitalización de documentos debe ser cuidadosamente diseñado para cumplir con los requerimientos de cada empresa y además debe tener en cuenta la naturaleza de los documentos a ser procesados.  Las fuentes pueden ser documentos de texto, imágenes y hasta sonidos. Para convertir eficientemente el contenido de texto se usan programas de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR en ingles) y el contenido que procesan debe llevar algún tipo de control de calidad. Las imágenes son digitalizadas y mejoradas con filtros y rutinas especiales. El sonido se convierte y se estandariza en cuanto a calidad, volumen y métodos de compresión.

Las soluciones modernas para manejo de documentos digitales incluyen múltiples herramientas que facilitan el trabajo en equipo con mecanismos para favorecer el flujo de trabajo, al tiempo que incrementan la seguridad del proceso mediante el uso de firmas electrónicas y permiten la conexión entre documentos digitales nativos y aquellos que son digitalizados.

Entrevista con el experto

Archicentro: Documentos en línea    

Las exigencias del mercado y el dinamismo de la sociedad moderna hacen que las empresas apelen cada vez más a los archivos digitales. Alejandro Celis, presidente de Archicentro, que provee la solución SCAV, habla con propiedad del tema.

–¿Cuándo se indica una solución de digitalización?

–No importa el tamaño de la empresa recomendamos que se implemente de inmediato.  Pero hay casos específicos para aquellas que tienen volúmenes importantes de información.  También cuando se tiene ejecutivos  viajando con frecuencia y deben tener acceso remoto.  Y por último, aquellas empresas que por razones de seguridad requieren tener una copia de todos sus documentos.

–¿Qué ventajas ofrece a una empresa?

–Con la digitalización se puede acceder a la imagen desde el sistema ahorrándose en fotocopiado e impresión.  También la velocidad de acceso, pocas empresas se ponen a cuantificar cuánto tiempo pierden tratando de localizar un documento.  Una tercera razón es la seguridad de tener una copia de toda la información en forma digital.

–¿Se requiere un gran volumen de documentos?

–No, no se requieren.  De hecho nosotros tenemos muchos clientes que son personas.

–¿Qué alternativas existen para una Pyme?

–Se puede hacer de tres formas.  Una, es contratar una empresa para que digitalice la documentación o sólo aquella que se considera crítica.  Otra, es instalar un sistema de digitalización y adiestrar al personal para hacerlo, eso es digitalización por demanda (DPD). La tercera es un proceso mixto de las dos anteriores.

Proveedores del Mercado:

Archicentro, XeroX, Delcop, Lexmark, HP, Adobe.