Estoy tratando de copiar una fórmula de una hoja a otra en Excel, utilizando los comandos Editar·Copiar y Editar·Pegar. Pero cuando lo hago, obtengo #REF en lugar de un número. ¿Qué estoy haciendo mal?

R. T. Roark, Sacramento, California

El problema que describe ocurre independientemente de la hoja de cálculo que utilice, porque la copia que ha hecho se refiere a una dirección de celdilla imposible.

Digamos que tiene una fórmula en la celdilla A11 de la hoja Sheet1, que suma los números que tiene encima: =sum(A1:A10). Copia la fórmula y la pega en la celdilla A21, en la misma hoja o en otra cualquiera, y la nueva fórmula dice correctamente =sum(A11:A20). Las referencias de celdilla han cambiado para que sigan indicando la nueva ubicación de la fórmula. Pero si copia la fórmula en la celdilla A5, el resultado es #REF, porque la nueva fórmula se refiere a celdillas ubicadas fuera del límite de la hoja.

Para arreglar su libro de trabajo, verifique esas fórmulas y ajuste la distribución de sus datos. ¡Buena suerte!

Voltee su hoja de trabajo en 1-2-3

Suponga que tiene una hoja de trabajo de 1-2-3 distribuida como la que se muestra en la parte superior de la Figura 3. La columna E contiene fórmulas como @sum(B2..D2), y la fila 6 como @sum(B2..B5). Ahora suponga que su jefe quiere la hoja de trabajo volteada lateralmente, con los encabezamientos de filas en la parte superior y los encabezamientos de columnas al costado, como en la parte inferior de la Figura 3. El comando Range·Transpose (Rango·Transponer) puede parecer un buen punto de partida. Sin embargo, si lo emplea, encontrará que convierte todas las fórmulas a números.

He aquí la manera correcta para voltear la tabla: En la celdilla A10, entre la fórmula: @@(@coord(1,@cell("row",A1..A1), @cell("col",A1..A1),8)) y cópiela en el rango A10..F14. Terminará con una imagen volteada de la tabla original que cambia cuando se actualizan valores en la original.

La fórmula utiliza funciones @cell para extraer los números de columna y fila de la celdilla de referencia. La función @coord las convierte en una dirección de celdilla; yo usé el número de fila donde @coord espera ver un número de columna, y viceversa. Observe que el primer argumento de la función @coord, 1, se refiere a la hoja A; para emplearlo en otra hoja, ajuste el número de la manera apropiada. Finalmente, la función @@ crea una referencia a la dirección de celdilla producida por @coord.

En mi trabajo como tesorero de una campaña congresional, llevaba la cuenta de las contribuciones empleando Quicken 5. Ahora quiero trasladar los datos de transacción a una base de datos de hoja de cálculo para hacer algunos análisis. ¿Cuál es la manera más fácil de lograrlo?

Mark Russell, Internet

Puede hacerlo con cualquier transacción de Quicken. He aquí cómo: desde el Home Base Menu (Menú Central) de Quicken 5, seleccione Reports (Informes), pulse la lengüeta Other, seleccione Transaction (Transacción), y pulse Custmonize. Especifique las fechas de Start y End de las transacciones que quiere transferir, seleccione Split Transaction Detail (Fraccionar Detalles de Transacción), y en la lista de Show Columns (Mostrar Columnas) seleccione las columnas que quiere. Pulse Create y revise el informe en la pantalla. Ahora seleccione File· Imprint Report (Archivo· Imprimir Informe), seleccione Tab-Delimited Disk File (Archivo de Disco Delimitado con Tabulaciones), y pulse OK. En la caja de diálogo, especifique un nombre de archivo y pulse OK.

Abra el archivo de texto resultante en su hoja de cálculo (estoy empleando 1-2-3 para este ejemplo), especificando Tab-Delimited (Delimitado con Tabs) como el separador de columnas. Borre las líneas vacías, y terminará con algo que se ve como la Figura 1.

Todos los datos están ahí, pero a las columnas de la A a la D les faltan algunas entradas de celdilla que necesitará para sus operaciones de base de datos. Por ejemplo, en vez de repetir la fecha 08/03/97 en A3..A9, las celdillas se dejan en blanco en 1-2-3. Por supuesto, puede inferir que las fechas de las filas 3 a 9 son iguales a la fecha de la celdilla A2. Sin embargo, cuando ordene los datos para consultas y análisis, todas estas celdillas vacías aparecerán al principio o al final de la columna.

Para llenar las celdillas vacías con sus entradas correctas, entre la fórmula +A2 en la celdilla I2 (en Excel, entre la fórmula =A2) y cópiela a J2..L2. Esta fórmula copia la primera fila de datos en un área temporal de la hoja de trabajo. En la celdilla I3, entre la fórmula @if(@cell("type", A3)="b",I2,A3) (la versión de Excel es =if(isblank(A3),I2,A3) y c-ópiela a I2..L14). Esta fórmula comprueba si la celdilla actual está vacía. Si lo está, 1-2-3 devuelve la entrada a la celdilla de arriba.

Por último, seleccione I2..L14 y escoja Edit·Copy (Editar·Copiar). Seleccione la celdilla A2, escoja Edit·Paste Special (Editar·Pegar Especial), seleccione Formulas as Values (Fórmulas como Valores) en la caja de diálogo, y pulse OK. Ahora puede borrar las columnas I a L. Su base de datos (como la mostrada en la Figura 2) está lista para clasificar o consultar.