Informes de fax desde Access
Si quiere enviar por fax un reporte de Access, puede imprimirlo, ir a la máquina de fax, y enviarlo. O puede quedarse sentado y enviarlo directamente desde Access. Todo lo que necesita es un fax-modem, el cliente de correo electrónico de Microsoft Exchange y Microsoft Fax o el WinFax Pro de Symantec. En los ejemplos vistos aquí, usaremos Microsoft Fax. Para ver cómo trabaja esta técnica con los dos programas, descargue rptsampl.exe desde ftp://ftp. microsoft.com /softlib/mslfiles or desde PC World Online.
Si rutinariamente envía por fax un informe en particular a una persona, puede crear un simple macro que grabe el número de teléfono de esa persona y el nombre del informe que quiere enviar. He aquí como:
1. En la ventana Database (Base de Datos) pulse sobre el marcador Macros y después New (Nuevo).
2. Escoja SendObject (Enviar Objeto)en la lista desplegable Action (Acción). En la mitad inferior de la caja de diálogo de constructor de macro, configure Object Type (Tipo de Objeto), Report y Object Name (Nombre del Objeto), el nombre del informe que quiere enviar por fax, Output Format (Formato de Salida), Rich Text Format (Formato de Texto Enriquecido) y entre fax: ###-####, después To:, donde ###-#### es el número al que quiere enviar el fax.
3. Cierre el macro y guárdelo como Fax Report, o el nombre que quiera.
4. Para enviar el informe, pulse sobre el marcador Macros en la ventana Database, seleccione Fax Report y después pulse sobre Run (Correr).
Un procedimiento algo más complejo permite enviar un fax a varios números distintos. En el ejemplo que sigue, crearemos un informe para recordarles una reunión cuya fecha se aproxima a varios individuos seleccionados. La fecha y el propósito de la reunión varían con cada individuo.
1. Cree una búsqueda para seleccionar quiénes quiere usted que reciban el informe. El lado izquierdo de la figura 1 muestra una búsqueda llamada Reminders que selecciona registros de una tabla Clients (Clientes) y una tabla Meetings (Reuniones), que se muestra a la derecha.
2. Cree un diseño para el informe.
3. Con el informe en la vista de diseño, dé un pulso derecho sobre la caja de la esquina superior izquierda de la ventana de informe y escoja Properties (Propiedades). Pulse sobre el marcador Event (Evento), seleccione Event Procedure (Procedimiento del Evento) desde el menú desplegable On Open (Al Abrir) y pulse sobre la "E" al final de la línea. Entonces entre Me.Filter=strFaxWher en la ventana que se abre. Cierre la ventana de código, cierre el informe, y guárdelo. Este paso le dice a Access que imprima sólo las entradas en las que ClientID es la misma que el valor guardado en la variable strFaxWhere.
4. Pulse sobre el marcador Module (Módulo)en la ventana Database, después pulse sobre New (Nuevo). Bajo Option Explicit (Opción Explícita) escriba las líneas que se muestran en la figura 2. Cuando haya terminado cierre la ventana Module y guárdela como FaxReports.
5. Cree un macro para enviar por fax los informes: pulse sobre el marcador Macros en la ventana Database, después pulse sobre New. Seleccione RunCode (Correr Código) desde la lista Action, y entre FaxReminders (Recordatorios de Faxes) en la caja Function Name (Nombre de Función). Guarde el macro como Fax Meeting Reminders (Faxes para Recordar Reuniones).
6. Para enviar por fax los recordatorios, seleccione Fax Meeting Reminders en el marcador Macros de la ventana Database y pulse sobre Run. Escoja un profile (perfil) si se le pide y pulse sobre OK.
Tendrá que hacerle algunos cambios al código antes de que trabaje con su base de datos:
· En la primera instrucción Dim reemplace Meetings (en la expresión dbsMeetings) con el nombre de su base de datos.
· Reemplace el término Reminders con el nombre de la búsqueda en la que se basa su reporte.
· Reemplace el término Clients.ClientID con el nombre de su código de cliente o campo de número de cliente.
· Reemplace Client Meeting Reminders con el nombre de su informe.
· Reemplace el término Fax in! [Fax] con el nombre del campo que contiene sus números de fax.
· En este ejemplo, ClientID es un campo de AutoNumber. Si usted usa un campo de texto para seleccionar entradas, cambie la línea Do Until... a: strFaxWhere = "Clients.ClientID = ' "&! [Clients.ClientID] & "'". Incluya un espacio seguido por un signo de subrayado al final de cualquier línea que rompa, como la línea 'DoCmd.SendObject'.