Nuevas funciones incorporadas en la versión 8 de Acrobat Profesional, apuntalan cada vez más a este formato como la alternativa universal. PCWORLD Venezuela probó la versión para Mac, en estado beta, y encontró que las nuevas funciones son realmente atractivas para todos los usuarios

Qué el formato PDF se ha convertido en el estándar más importante para generar documentos digitales multiplataforma es algo que no tiene discusión. Pero lo más asombroso no ha sido la adopción del formato, sino que la aplicación que lo genera y manipula, Adobe Acrobat, está convirtiéndose en una poderosa y compleja herramienta de colaboración. En la versión 8 se incorporan múltiples funcionalidades apuntadas a facilitar la tarea de las corporaciones de manejo de información, incluyendo una serie de herramientas específicamente diseñadas para facilitar la revisión de proyectos en línea, como un módulo especial para revisar proyectos 3D, realizados en Autocad. En general, los usuarios pueden compartir vía email proyectos a los cuales se les van sumando los comentarios de cada uno de los revisores, y los usuarios pueden distinguir estos comentarios y sus autores, así como chequear el estado de la revisión. Además desde afuera de la compañía pueden acceder a las herramientas de revisión de la versión profesional aún cuando sólo cuenten con la versión gratuita. Acrobat Reader, con sólo recibir el proyecto vía email o acceder a el mediante un servidor.

Los comentarios hechos por lo revisores pueden ser consultados de manera sencilla y agrupados, si se desea, en un documento PDF aparte. Inclusive se pueden exportar como parte del documento original. En caso de ser un archivo de Word aparecerán como modificaciones que se pueden deshacer y en el caso de archivos de Autocad como una capa extra del diseño.

Captura de datos ampliada

La creación de documentos PDF también se ha mejorado en esta nueva versión. Además del esquema tradicional de impresión digital, mediante el uso de un manejador de impresora especial, se han agregado múltiples formas de generar los documentos. Desde la popular suite de oficina de Microsoft, Office, se pueden crear documentos con sólo apretar un botón. Otras aplicaciones de uso frecuente, los programas de correo electrónico Outlook y Lotus Notes, el programa de diseño AutoCAD, Internet Explorer, Visio y Access también permiten una funcionalidad semejante, convirtiendo páginas web, bases de datos y hasta modelos tridimensionales en documentos PDF.

La digitalización de documentos previamente impresos  se facilita mediante la incorporación de un programa de reconocimiento óptico (OCR por sus siglas en inglés) mejorado que permite crear documentos digitales de tamaño reducido que pueden ser indagados en busca de información.

El poder de combinar

Con anterioridad a esta versión el combinar documentos PDF daba como resultado un documento PDF único. La introducción del concepto de paquete PDF permite combinar documentos PDF con diferentes características en una unidad lógica pero conservando cada uno sus propiedades individuales, como pueden ser firmas digitales, características de seguridad y  funcionalidad de los formularios. El documento combinado puede generarse además de un subconjunto de páginas de cada documento inicial, escogidas de manera directa o mediante el uso de plantillas especiales, y una vez generado, si ocurren modificaciones en los originales, se puede volver a generar el documento de manera sencilla, sin tener que definir de nuevo todos los atributos, ya que conserva las descripciones de cada archivo. El usuario puede además añadir encabezados y pie de página que se apliquen a todos los documentos, así como marcas de agua que se sobre  imponen a las ya existentes. Además se pueden crear diferentes documentos usando los mismos originales, para satisfacer necesidades de confidencialidad, optimizar para distintos medios de impresión o mejorar los tamaños del documento para almacenarlo.

Seguridad corporativa

Los documentos generados pueden cifrarse usando tecnología de 128 bits, y permitir las copias, impresiones y modificaciones mediante el uso de contraseñas. La firma digital de documentos es también una herramienta que facilita la autenticación de la información, protegiendo a los documentos de modificaciones no autorizadas, algo especialmente útil cuando se trata de flujos de trabajo. Adicionalmente, se pueden proteger archivos añadidos a los documentos, usando el mismo nivel de encriptamiento.El usuario puede además chequear y eliminar, si así lo desea, los datos que hasta ahora permanecían ocultos, como meta-descripciones, que son añadidos por diferentes programas con el fin de clasificar los documentos y que pueden aportar información clasificada a extraños que sepan donde buscar. Igualmente existe una función para borrar de manera permanente y segura trozos de información.