¿Dónde están mis correo-e, direcciones y calendarios?
Tener plena libertad de computación significa poder encontrar, proteger y trasladar nuestros datos de una computadora a otra y entre varias aplicaciones. El correo electrónico es quizás la herramienta de comunicación más crucial, pero también pudiera ser la que ofrece menos libertad de movimiento. ¿Quiere usted exportar sus mensajes de Outlook a Mozilla? Buena suerte. ¿Desea transferir todas sus direcciones de Eudora a la pequeña libreta negra de Mozilla Thunderbird? A mí también me gustaría hacerlo. Sabemos que nuestros mensajes, direcciones y números de teléfono de nuestros contactos están allí, en alguna parte. ¿Pero dónde, exactamente?
No se aflija, en la mayoría de los casos es posible hacerlo. Si usted envía y recibe mensajes usando las últimas versiones de Microsoft Outlook Express o Outlook, Netscape Mail, o Mozilla Mail de Mozilla.org, aquí le decimos lo que tiene que hacer para copiar sus mensajes y contactos, o para moverlos a otro programa.
Primero, aligere la carga
Antes de intentar mover un gran número de archivos de contactos o de correo electrónico, ocúpese de reducir el número de mensajes. Use una buena herramienta para combatir el correo indeseado y deseche toda la basura.
Entonces borre, borre y borre otra vez. A continuación, archive los mensajes viejos para eliminar materiales que probablemente no va a necesitar.
Outlook: Este programa tiene fama de generar archivos de datos enormes que demoran una eternidad en copiar o trasladar, especialmente si se hace por una red. Para archivar los mensajes más viejos de Outlook en un archivo .pst separado (reduciendo a la vez la cantidad de memoria que consume Outlook), escoja Archivo•Archivar, seleccione la bandeja de entrada y pulse la opción Archivar esta carpeta y todas sus subcarpetas. Escoja una fecha en el menú desplegable llamado ‘Archivar elementos anteriores al:’, edite a su gusto el nombre del archivo en el campo ‘Archivo de clasificación’ y pulse Aceptar. Después de archivar los elementos viejos, abra un poco de espacio en la unidad de disco duro comprimiendo el archivo .pst. Escoja Archivo• Administración de archivos de datos, seleccione su archivo .pst principal (que será outlook.pst, a menos que haya configurado Outlook específicamente para usar un archivo con otro nombre) y pulse Compactar ahora.
Outlook Express: Aunque no tiene las herramientas de archivar de Outlook, OE sí compacta los archivos del buzón para reducir el espacio malgastado. Elija Herramientas•Opciones, seleccione la ficha Mantenimiento y pulse Limpiar ahora•Compactar. Para archivar el correo manualmente, mueva los mensajes desde la bandeja de entrada a subcarpetas, las cuales son almacenadas por OE en archivos .dbx separados (para más detalles, vea más adelante el párrafo correspondiente a Outlook Express en “A continuación, haga copias de seguridad”).
Mozilla 1.7, Netscape 7.1 y Thunderbird 0.7: Ninguno de los programas de Mozilla tiene herramientas para facilitar las copias de seguridad, usted tendrá que conformarse con borrar los elementos, o trasladarlos a carpetas separadas. Como sucede con Outlook Express, los mensajes se pueden archivar manualmente usando carpetas, que los tres programas guardan como archivos separados de texto sin formato. Pero los programas ofrecen una instrucción para compactar los buzones. En Netscape o en Mozilla escoja Ventana•Correo y grupos de noticias, o abra el programa separado de Thunderbird y seleccione Archivo•Compactar carpetas.
A continuación, haga copias de seguridad
Cree copias de reserva de sus archivos: Cópielos de una carpeta o de una computadora a otra usando el Explorador de Windows, escríbalos en un CD con un programa de grabación de CD, o use un programa de copias de seguridad; de una manera u otra, haga esas copias. Los archivos que tiene que copiar en Windows XP se encuentran en los siguientes lugares:
Outlook: En Windows XP, Outlook 2003 estaciona sus datos en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook, donde el nombre de usuario es su cuenta de usuario en Windows XP. Alternativamente, puede hacer una copia de seguridad de todo su archivo .pst de Outlook directamente desde el propio Outlook. Escoja Archivo•Importar y exportar, seleccione Exportar a un archivo, pulse Siguiente, seleccione Archivo de carpeta personal (.pst) y pulse Siguiente otra vez. Escoja la carpeta que quiere copiar (para hacer una copia de reserva de todos los elementos, escoja Carpetas personales y marque la casilla Incluir subcarpetas), pulse Siguiente y por último Finalizar.
Outlook Express: Para encontrar su archivo inbox.dbx (y los otros archivos .dbx que contienen cada una de las subcarpetas de OE), seleccione Herramientas•Opciones, elija la ficha Mantenimiento y pulse Almacenar carpeta. Para ubicar su libreta de direcciones, escoja Herramientas•Libreta de direcciones y luego Ayuda•Acerca de la libreta de direcciones. La ventana que se abre le mostrará la ruta exacta.
Mozilla 1.7, Netscape 7.1 y Thunderbird 0.7: En Windows XP, los tres programas de correo electrónico de Mozilla almacenan normalmente sus archivos de correo en tres ubicaciones separadas bajo la carpeta \Documents and Settings\nombre de usuario\Application Data. Para encontrar la ubicación exacta de su archivo de correo, pulse el botón derecho sobre Carpetas locales en cualquiera de los tres programas, escoja Propiedades y busque la ruta larga de archivo que se muestra en el campo ‘Directorio local’.
Entonces, importe y exporte
Al tratar de llevar sus mensajes y contactos de un programa a otro se pueden presentar varios escenarios: A veces hay que exportar los datos usando el programa actual; a veces el nuevo programa sabe como importar los archivos por sí solo; y a veces hay que conocer uno o varios trucos para lograr la conversión.
Outlook: El programa insignia de correo electrónico de Microsoft no se desprende de sus datos con mucha facilidad. La mejor manera de sacar el correo de Outlook a otro programa es usar la característica de importación de esa otra aplicación. No obstante, la capacidad genérica de Outlook de exportar datos puede ayudarle a mover Contactos a la libreta de direcciones de OE. Escoja Archivo•Importar y exportar•Exportar a un archivo, pulse Siguiente, Valores separados por comas (Windows), pulse Siguiente otra vez, seleccione ahora la carpeta de Contactos, vuelva a apretar Siguiente, navegue a una carpeta de destino, haga clic en Siguiente y por último Finalizar (más adelante podrá ver los pasos necesarios para importar el archivo en OE).
Outlook Express: Como Outlook, OE no es muy hábil a la hora de intercambiar correo y contactos con otros programas. Sólo exporta mensajes a Outlook o a Microsoft Exchange, y limita la exportación de contactos a archivos de texto sin formato o a Exchange. Si quiere copiar sus mensajes y contactos de OE a otro programa, use la herramienta de importación de ese software.
Outlook Express importa el correo de Outlook o de versiones previas de Outlook Express, Netscape Communicator y Eudora (usted pudiera usar a Eudora para importar los archivos de texto sin formato usados por Mozilla, Netscape y Thunderbird).
Para importar mensajes desde uno de esos cuatro programas, escoja la opción de OE Archivo•Importar•Mensajes, seleccione el programa desde el cual desea importar y pulse Siguiente. También puede importar la configuración de cuentas de correo electrónico desde Exchange o desde Outlook eligiendo Archivo•Importar•Configuración de cuenta de correo, seleccionando Microsoft Windows Messaging, o Exchange o Outlook y pulsando Siguiente dos veces. Recuerde que sólo podrá seleccionar entre los programas en los cuales tenga establecidas configuraciones de cuenta de correo electrónico).
Sepa que al importar mensajes desde Outlook, Outlook Express trata los elementos de Contactos, Tareas y Calendarios de Outlook como mensajes de correo electrónico y sus Notas no se transfieren enteramente. Cuando el proceso de importación termine usted puede borrar las tres carpetas en Outlook Express (de todas formas el programa no maneja las listas de cosas por hacer ni las citas). Para sacar sus Contactos de Outlook y ponerlos en la libreta de direcciones de Outlook Express, primero expórtelos de Outlook a un archivo de valores separados por comas (vea el ejemplo de arriba); entonces, en Outlook Express, escoja Herramientas•Libreta de direcciones y en ella escoja Archivo•Importar•Otra libreta de direcciones, elija Archivo de texto (valores separados por comas), pulse Importar, navegue hasta el archivo que creó en Outlook, selecciónelo y pulse Siguiente•Finalizar para importar los datos.
Mozilla 1.7, Netscape 7.1 y Thunderbird 0.7: Estos programas no ofrecen ninguna opción para exportar datos, pero son expertos en la importación del correo, las direcciones e incluso la configuración de las cuentas de correo desde Outlook, Outlook Express y Eudora.
Para importar cualquiera de estos, escoja Ventana•Correo y grupos de noticias en Mozilla o en Netscape, o abra el programa separado Thunderbird y entonces seleccione Herramientas•Importar. Escoja la Libreta de direcciones, Correo, o Configuración y pulse Siguiente.
Seleccione el programa desde el cual quiere importar y pulse Siguiente una vez más. Repita estos pasos para cada uno de los tres tipos de datos.
Como sucede con Outlook Express, ninguno de estos tres lectores de correo electrónico maneja las Notas, las Tareas ni los elementos de Calendario de Outlook.
Sin embargo, usted puede importar citas del Calendario en la extensión de Calendario que trabaja con Mozilla, Netscape, o en el navegador Firefox que corresponde a Thunderbird.
Vea la columna Consejos Internet del mes de mayo pasado en www.pcwla.com para más instrucciones al respecto.
